Onze werkwijze in stappen

Stap 1: Inventarisatie
In deze stap gaan we aan de slag om vast te stellen hoe er wordt gewerkt binnen het bedrijf. Wat is er al en wat moet er nog gedaan worden om te voldoen aan de norm. In deze fase zullen we vooral informatie verzamelen. Een goede manier om deze informatie te verkrijgen is door de dialoog aan te gaan met de medewerkers. We voeren gesprekken met de directie/ het MT en andere medewerkers, verder bekijken we de locatie en bestuderen we interne documenten.

Stap 2: Opzet documentatie zoals procedures en registraties
Nu bekend is hoe de organisatie in elkaar steekt en wat er nog moet worden gedaan om te voldoen aan de norm kunnen we aan de slag met het opstellen van de documentatie. Deze fase is namelijk gericht op het “op papier” voldoen aan de norm. Dit betekent dat wanneer men kiest voor het coaching traject in deze fase gestart moet worden met schrijven van procedures en een eventueel handboek. Het bedrijf en de coach gaan gezamenlijk aan de slag om te inventariseren welke processen er lopen en hoe deze globaal zijn vormgegeven. In het coaching traject stelt het bedrijf aan de hand van eventuele instructies zelf de processen op. De consultant zet volgens deze processen indien gewenst om in flowcharts.

Wanneer er voor een intensieve begeleidingstraject wordt gekozen, verzorgt de consultant het schrijven van de documentatie op basis van de input van het bedrijf, verzorgt volledig de flowcharts en stelt desgewenst de bijbehorende instructies met taken en bevoegdheden op.

Stap 3: Het bijhouden van registraties
Dit is een belangrijke stap. In deze stap worden alle registraties bijgehouden. Te denken valt aan leveranciersbeoordeling, risicoanalyse, correctieve maatregel, klachten, klanttevredenheid etc. Wij leren je deze registratiebestanden op te stellen en bij te houden, we beoordelen bestaande bestanden op de bruikbaarheid en leren je de registraties bij te houden. Vervolgens wordt duidelijk hoe je de gegevens kunt gebruiken en analyseren. Op basis hiervan kunnen we een managementsysteem aansturen of bij te sturen.

Stap 4: Uitvoeren van de interne audit
Bijna alle managementsystemen verplichten een organisatie om interne audits uit te voeren. Tijdens zo’n interne audit wordt gekeken hoe het managementsysteem functioneert en of nog wordt voldaan aan de norm.

Een interne audit kan een hele handige tool zijn om kansen, risico’s en trends waar te nemen. Zo is het bijvoorbeeld goed mogelijk dat je kosten kunt besparen, nieuwe markten kunt aanboren of problemen in de toekomst kunt voorkomen. Het goed opzetten van een interne audit is echter niet gemakkelijk. Er komt namelijk veel kijken bij het efficiënt opzetten en uitvoeren van een interne audit. Om deze reden bieden wij hier ook begeleiding in.

Stap: 5 Uitvoeren directiebeoordeling
De directiebeoordeling (managementreview), is een van de belangrijkste documenten binnen het kwaliteitssysteem. Via de directiebeoordeling wordt de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem regelmatig beoordeeld. Diverse onderwerpen zoals resultaten uit audits, resultaten uit tevredenheidsonderzoeken, een analyse van uw leveranciers en een analyse van ontvangen klachten of incidenten worden samen met de consultant bekeken. Uit alle analyses worden mogelijke verbeteracties geformuleerd. Zonder directiebeoordeling die aan alle voorgeschreven eisen voldoet zal kwaliteitssysteem niet gecertificeerd worden.

Stap 6: Begeleiding gedurende de certificatie audit
We zijn klaar voor de certificatie! Alle onderdelen van de norm zijn beschreven en geïmplementeerd dus het wordt tijd om dit te bewijzen in de vorm van een certificaat. Tijdens de audit bij jullie op locatie zal de consultant aanwezig zijn om eventuele vragen te beantwoorden en jullie te ondersteunen.

Wil je meer weten over onze vorm van begeleiding? Neem dan direct contact met ons op voor een vrijblijvende offerte of kennismakingsgesprek.