Wat is een contextanalyse?
Een contextanalyse is feitelijk het in kaart brengen van de omgeving waarin een organisatie opereert. ISO normen op basis van de High Level Structure vragen om een analyse van de interne en externe context van jouw organisatie. Ook bij ISO 9001 dus is het opstellen van de contextanalyse vereist. De norm verwacht van een organisatie dat deze interne en externe onderwerpen vaststelt die relevant voor de doelstelling zijn en haar vermogen de prestaties van haar managementsysteem te behalen kunnen beïnvloeden.
Waaruit bestaat een contextanalyse?
Een contextanalyse bestaat uit de stakeholdersanalyse, de analyse van de interne en externe omgeving (want ook aspecten buiten de organisatie kunnen invloed hebben op haar prestaties) en een SWOT analyse. Het belang van een goede contextanalyse is duidelijk: als organisatie moet je niet alleen goed weten wat er in de omgeving speelt maar ook wat er in de organisatie speelt waar het belangrijke ontwikkelingen en stakeholders betreft. Het helpt je relevante punten te zien die van invloed kunnen zijn op de prestaties van je organisatie, zodat je daar tijdig en adequaat op kunt inspelen.
De klantvraag: verdiepende contextanalyse
Voor een klant in de metaalindustrie heeft KAM Consultants recentelijk een methodiek opgezet voor een verdiepende contextanalyse, om de tools van de ISO 9001:2015 in te zetten voor het identificeren van potentiële procesverbeteringen.
Meer halen uit de contextanalyse
De klant wil graag meer toegevoegde waarde halen uit de vernieuwde elementen van de ISO 9001:2015. De contextanalyse en de benodigde analyse per stakeholder waren reeds uitgevoerd. Na analyseren is hier de nodige informatie uit vastgesteld. De klant merkte echter dat de informatie uit de contextanalyse vrij algemeen bleef en geen nieuwe feiten opleverde.
Contextanalyse en stakeholdersanalyse
De vraag aan KAM Consultants was om de contextanalyse en eventueel de stakeholderanalyse dusdanig verdiepend te maken, dat hier meer nieuwe informatie uit naar voren zou komen. De nadruk lag daarbij op het verbeterpotentieel van de processen van de organisatie.
Het doel van een contextanalyse
Het doel is om het inzicht te verbeteren en processen efficiënter te maken. Zo bleek dat er informatie werd geregistreerd die voor het vervolg van het proces helemaal niet benodigd was.
De oplossing
We zijn gestart met een opdracht voor de proceseigenaren van de primaire processen. Zij hebben samen met de medewerkers die betrokken zijn binnen het proces een SWOT-analyse uitgevoerd. In een volgende sessie met alle proceseigenaren zijn deze resultaten besproken. Het doel was om de resultaten te delen en daarnaast om te bepalen of iedereen met dezelfde visie naar de processen kijkt.
In een tweede sessie hebben we met de proceseigenaren in de interne organisatie ingezoomd op het principe van de interne stakeholder. Het idee van de interne stakeholderanalyse is gericht op het vaststellen van overdrachtsmomenten tussen processen en het vaststellen van de verwachtingen en eisen binnen deze overdracht. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in wie in de interne organisatie de resultaten van het voorgaande proces gebruikt en wat zij eigenlijk nodig hebben om hun eigen proces goed uit te kunnen voeren.
Resultaten
De resultaten waren positief en de sessie zeer geslaagd. Proceseigenaren hebben positief gereageerd op deze aanpak en hebben direct meer bewustzijn gekregen van de systematiek binnen ISO 9001. De aanpak heeft onder andere geresulteerd in:
- Beter inzicht in het verbeterpotentieel van processen en onderlinge afstemming hierover;
- Inzicht in verbeterpotentieel wat tussen diverse processen gelijk ligt. Dit bleek gerelateerd aan een gebrek aan middelen;
- Betere stroomlijning van processen en de verwachtingen in de overdracht tussen de processen met als resultaat dat overdrachtsmomenten efficiënter zijn geworden en er minder onnodige informatie wordt geregistreerd;
Tevens is het originele doel van de opdracht, meer toegevoegde waarde halen uit de tools van ISO 9001, volledig behaald!
Vervolg
De resultaten zijn vervolgens gebruikt om conform de systematiek van ISO 9001:2015 risico’s en kansen te formuleren en acties uit te zetten. Er ligt nu een mooie actielijst waar stap voor stap aan wordt gewerkt om de processen binnen de organisatie te verbeteren en beter op elkaar af te laten stemmen. De interne audit wordt vervolgens gebruikt om te kijken of deze acties voldoende geborgd worden.
In samenspraak met de klant is besloten dat dit proces nu jaarlijks stap voor stap wordt herhaald voor de ondersteunende processen in de organisatie.
Meer weten over deze systematiek? Of zelf een dusdanige aanpak aan de hand van een consultant invoeren? Neem contact op voor meer informatie.