Haal alles uit ISO 9001 met een verdiepende contextanalyse

Voor een klant in de metaalindustrie heeft KAM Consultants recentelijk een methodiek opgezet voor een verdiepende contextanalyse, om de tools van de ISO 9001:2015 in te zetten voor het identificeren van potentiële procesverbeteringen.

De klantvraag

De klant wil graag meer toegevoegde waarde halen uit de vernieuwde elementen van de ISO 9001:2015. De contextanalyse en de benodigde stakeholderanalyse waren reeds uitgevoerd. Hieruit is de nodige informatie vastgesteld. De klant merkte echter dat deze informatie vrij algemeen bleef en geen nieuwe feiten opleverde.

De vraag aan KAM Consultants was om de contextanalyse en eventueel de stakeholderanalyse dusdanig verdiepend te maken, dat hier meer nieuwe informatie uit naar voren zou komen. De nadruk lag daarbij op het verbeterpotentieel van de processen van de organisatie.

De oplossing

We zijn gestart met een opdracht voor de proceseigenaren van de primaire processen. Zij hebben samen met de medewerkers die betrokken zijn binnen het proces een SWOT-analyse uitgevoerd. In een volgende sessie met alle proceseigenaren zijn deze resultaten besproken. Het doel was om de resultaten te delen en daarnaast om te bepalen of iedereen met dezelfde visie naar de processen kijkt.

In een tweede sessie hebben we vervolgens met de proceseigenaren ingezoomd op het principe van de interne stakeholder. Het idee van de interne stakeholderanalyse is gericht op het vaststellen van overdrachtsmomenten tussen processen en het vaststellen van de verwachtingen en eisen binnen deze overdracht. Hierdoor ontstaat een beter inzicht in wie de resultaten van het voorgaande proces gebruikt en wat zij eigenlijk nodig hebben om hun eigen proces goed uit te kunnen voeren.

Het doel is om het inzicht te verbeteren en processen efficiënter te maken. Zo bleek dat er informatie werd geregistreerd die voor het vervolg van het proces helemaal niet benodigd was.

Resultaten

De resultaten waren positief en de sessie zeer geslaagd. Proceseigenaren hebben positief gereageerd op deze aanpak en hebben direct meer bewustzijn gekregen van de systematiek binnen ISO 9001. De aanpak heeft onder andere geresulteerd in:

  • Beter inzicht in het verbeterpotentieel van processen en onderlinge afstemming hierover;
  • Inzicht in verbeterpotentieel wat tussen diverse processen gelijk ligt. Dit bleek gerelateerd aan een gebrek aan middelen;
  • Betere stroomlijning van processen en de verwachtingen in de overdracht tussen de processen met als resultaat dat overdrachtsmomenten efficiënter zijn geworden en er minder onnodige informatie wordt geregistreerd;

Tevens is het originele doel van de opdracht, meer toegevoegde waarde halen uit de tools van ISO 9001, volledig behaald!

Vervolg

De resultaten zijn vervolgens gebruikt om conform de systematiek van ISO 9001:2015 risico’s en kansen te formuleren en acties uit te zetten. Er ligt nu een mooie actielijst waar stap voor stap aan wordt gewerkt om de processen binnen de organisatie te verbeteren en beter op elkaar af te laten stemmen. De interne audit wordt vervolgens gebruikt om te kijken of deze acties voldoende geborgd worden.

In samenspraak met de klant is besloten dat dit proces nu jaarlijks stap voor stap wordt herhaald voor de ondersteunende processen in de organisatie.

Meer weten over deze systematiek? Of zelf een dusdanige aanpak aan de hand van een consultant invoeren? Neem contact op voor meer informatie.

Rosalie-KAM-Consultants-Team

Over de auteur, KAM Consultants

Meer informatie

Stel je vraag

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Deel dit bericht

Ontvang de nieuwsbrief

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.