10 tips om managementsystemen te integreren

Wist je dat je meerdere normen in één managementsysteem kunt integreren?
Voorheen werden deze vaak los van elkaar opgezet, maar dit bleek helemaal niet nodig. Onderstaande 10 tips geven je inzicht in de aanpak en integratie voor het realiseren van een overkoepelend managementsysteem.

Tip 1: Altijd integreren!

Het integreren van meerdere normen in één managementsysteem is altijd aan te raden. Hierbij maakt het geen verschil of je nu 2 of 10 normen moet integreren. Iedere norm overlapt namelijk een groot gedeelte van een andere norm.

Uitzondering: In sommige situaties kan het verstandig zijn geen integratie toe te passen. Dit zijn de organisaties waarbij afdelingen los van elkaar opgezet zijn en waarbij er nauwelijks tot geen ruimte is voor samenwerking tussen beiden. Neem bijvoorbeeld kwaliteit en veiligheid. Maar dit is natuurlijk niet de ideale situatie!

Tip 2: Denk in processen

Men ziet processen en ISO vaak als twee losstaande elementen en niet geïntegreerd binnen bedrijfsprocessen. Zonde! Want processen zijn je ISO.
De norm beschrijft waar een organisatie en de processen aan moeten voldoen. Door te denken vanuit het proces, in plaats van te denken vanuit de eis, ontstaat automatisch integratie.

Hier volgt een klassiek voorbeeld: een organisatie heeft te maken met gevaarlijke stoffen en de opslag ervan. Voor deze opslag is een procedure of instructie aanwezig van deze grondstoffen en een aparte instructie op het gebied van veiligheid of milieuzorg. In de praktijk werkt dit echter niet efficiënt. Bekijk een proces als deze vanuit de diverse perspectieven en zorg voor 1 geïntegreerde procedure of instructie voor het bepaalde proces. Het proces staat dan centraal, zoals in onderstaande diagram.

Tip 3: Leg de verschillende normen naast elkaar

Leg de normen die je wilt integreren naast elkaar, bekijk waar de overlap zit en waar het afwijkt. Dit houd je bij in een lijst zodat je precies weet welke onderdelen overlappen. Als er verschillende handboeken aanwezig zijn voor verschillende normen heb je vaak de kans dat er tegenstrijdigheden in staan. Iets wat je natuurlijk wilt voorkomen. Op basis van deze opgestelde lijst ga je later de indeling van het nieuwe handboek en de procedures bepalen. Ook hier weer een klassiek voorbeeld: opleidingen en competenties.

Vaak zie je een opleidings- en competentieoverzicht welke is opgezet voor ISO 9001. Voegt men later ISO 14001 toe dan komt er een apart overzicht voor milieu-kritische competenties en opleidingen. De reden hiervan is vaak dat er andere verantwoordelijke zijn die de inrichting van het nieuwe managementsysteem op zich nemen. De communicatie met de verantwoordelijke voor het al bestaande managementsysteem is dan beperkt aanwezig.

Tip 4: Maak gebruik van de High Level Structure

Een High Level Structure is een vaste indeling die in steeds meer normen terugkomt. Neem bijvoorbeeld ISO 9001:2015 en ISO 14001:2015. De indeling van deze High Level Structure is volledig gericht op het ‘Plan, Do, Check, Act (PDCA) Principe’. Een sterke indeling die eigenlijk voor ieder managementsysteem geschikt is.

De relevante onderdelen van de High Level Structure zijn als volgt:

  • Context van de Organisatie (wie zijn we, wat doen we en wie zijn onze belanghebbenden).
  • Leiderschap (Leiderschap, Beleid, Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden).
  • Planning (Risico’s, doelstellingen, wetgeving, milieu en veiligheidsaspecten).
  • Ondersteuning (Middelen, Competenties, Bewustzijn, Communicatie en Documentatie).
  • Uitvoering (alle uitvoerende processen)
  • Evaluatie (Prestatiemeters, Interne audits, Directiebeoordeling).
  • Verbetering (Continue verbetering, afwijkingen en corrigerende maatregelen).

Wanneer je er nu een norm bij zou nemen en de onderdelen van de norm in zou vullen zal je er al snel achter komen dat het heel eenvoudig is om de normonderdelen aan de betreffende hoofdstukken te koppelen. Een verkeerde gedachtegang die vaak voorkomt is dat de indeling van de norm leidend is. Dit is echter niet het geval. Je bent zelf volledig vrij in het inrichten van je handboek zolang jij het maar vindt passen bij jouw organisatie.

Tip 5: Maak een kruisverwijzingstabel

Een kruisverwijzingstabel kan handig zijn op het moment dat je meerdere nomen gaat integreren. Je beperkt hiermee namelijk het risico dat je het overzicht kwijtraakt en niet meer weet welke paragraaf op welk normonderdeel van toepassing is. In een kruisverwijzingstabel zet je op de ene as de paragrafen van je handboek en op de andere as de paragrafen van de norm. Vervolgens verbind je de onderdelen door een kruis te zetten in de juiste rij. Hierdoor heb j overzicht en kan je het altijd makkelijk terugvinden.

Tip 6: Leg niet ieder detail vast

Men denkt dat je ISO, alle procedures en instructies, altijd tot in de detail moet beschrijven. Hierdoor wordt je handboek een papieren tijger met veel ballast aan informatie. Beperk je daarom tot de details die er toe doen.

Dit kun je bereiken door eerst alle processen in kaart te brengen middels stroomschema’s en zonder tekst. De volgende stap is om je de processen in je stroomschema van aanvullende informatie te voorzien. In veel gevallen is het niet van belang te beschrijven hoe dat je de specifieke stap uitvoert. We worden namelijk gestuurd door IT-Systemen die de juiste informatie uit zichzelf opvragen. Neem het opstellen van facturen als voorbeeld. Er is een uitgebreide procedure aanwezig die alle stappen beschrijft. Dit terwijl we de factuur maken aan de hand van een IT-Oplossing. Het enige wat echt van belang te weten is, welke stappen je moet nemen (je stroomschema) en de juiste taken en verantwoordelijkheden. Door je te beperken met vastleggen van informatie, maak je het behapbaar om meerdere managementsystemen samen te voegen tot 1 overzichtelijk geheel.

Tip 7: Milieu en veiligheid

Je hoeft geen aparte instructies te formuleren ten aanzien van milieu en veiligheid. Milieu en veiligheid hebben namelijk dezelfde gevaaraspecten. De beheersmaatregelen die erbij horen kunnen anders zijn, maar het aspect zelf is gelijk.

Denk aan gevaarlijke stoffen. Een risico is bijvoorbeeld een lekkage. Je ziet dan vaak een aparte instructie voor de omgang op veiligheidsgebied en de omgang op milieugebied. Terwijl dit toch heel eenvoudig te combineren valt.

Denk vanuit aspecten bij het integreren van milieu en veiligheid. Door de lijst met de aspecten van beide naast elkaar te leggen kun je makkelijk de overlap zien en kom je eenvoudig tot een stuk integratie.

Tip 8: Bewustzijn is de basis!

Certificering draait om het zorgen voor de juiste bewustzijn in een organisatie en het aantoonbaar maken door middel van resultanten dat we een goed systeem hebben. Het gaat dus niet om het zoveel mogelijk tot in detail vastleggen.

Als we het voorbeeld van veiligheid en milieu erbij nemen zien we duidelijke verschillen in de resultaten tussen bedrijven die veiligheid en milieu als losstaande activiteiten zien en bedrijven die alles als 1 geïntegreerd onderdeel van de processen zien. Cruciaal bij het integreren van normen in 1 managementsysteem en 1 handboek is dat er voldoende bewustzijn aanwezig is voor het feit dat een proces uit verschillende facetten bestaat.  Deze bewustzijn is een vereiste voor het overgaan tot de volledige integratie van alle verschillende normen.

Tip 9: Kies voor volledige integratie

Wanneer je maar een gedeelte van de normen die je bezit integreert, zul je slechts een beperkt resultaat bereiken. Zorg er dus voor dat je voor volledige integratie gaat. Je wilt tenslotte toewerken naar een volledige integratie van de normen binnen je processen. Deze wijze is de meest efficiënte wijze van het hebben van een managementsysteem. Uiteindelijk merk je zelfs niet meer dat je bezig bent met werken conform een bepaalde norm!

Tip 10: Plan de externe audits zoveel mogelijk geïntegreerd

Het integreren van normen betekent ook dat externe audits geïntegreerd kunnen worden. Leg de vraag voor zoveel mogelijk geïntegreerde audits dan ook neer bij de Certificerende Instelling. Neem bijvoorbeeld een integratie van ISO 9001, ISO 14001 en OHSAS 18001. Tijdens een geïntegreerde audit kan 1 auditor kijken naar de volledige geïntegreerde Management Review. Dit levert je een flinke kostenbesparingen en veel tijd op. Er hoeven namelijk niet 3 verschillende Management Reviews worden bekeken door 3 verschillende auditoren. Certificerende Instellingen hebben dan ook de vrijheid om combinatiekortingen toe te kennen op basis van geïntegreerde audits.