Ieder managementsysteem kent het begrip ‘interne auditing’. Aan de hand van interne audits moet de organisatie beoordelen of het managementsysteem conform de norm is ingericht en of processen lopen zoals ze zijn gepland. Daarnaast is de interne audit een handige tool om potentiële verbeteringen te identificeren.
Vooral dit laatste wordt door te weinig bedrijven goed benut. Dit heeft met de uitvoering van de audit te maken, maar ook met de planning die voor audits wordt opgesteld. Middels onderstaande tips zet jij een planning op waarmee je niet alleen voldoet aan de norm, maar ook een goede basis creëert voor goede interne audits. De voorbereiding is immers het halve werk.
Tip 1: Maak een driejaarlijks auditplan
Vaak wordt er een auditplan gemaakt waarin alle processen van de organisatie in één jaar worden meegenomen. Aan het einde van het jaar blijkt dat er geen tijd is geweest om alle processen te beoordelen of zijn de processen maar kort besproken omdat er voldaan moet worden aan de planning.
Door een planning te maken op basis van drie jaren waarin de processen van de organisatie worden verdeeld over deze jaren ontstaat dat er meer ruimte ontstaat om kwalitatief goede interne audits uit te voeren. Vanuit de meeste normen is de eis om per certificatiecyclus van 3 jaren alle processen minimaal 1x beoordeeld te hebben.
Tip 2: Focus op risicovolle processen
Niet alle processen wil je echter maar één keer per drie jaar beoordeeld. Het is belangrijk een onderscheid te maken tussen risicovolle en niet risicovolle processen. Risicovolle processen wil je vaker beoordelen. Om een onderscheid te maken tussen de frequentie van auditen wordt er vaak voor gekozen om een onderverdeling te maken tussen bestuurlijke processen (managementsysteem processen), ondersteunende processen en primaire processen.
De bestuurlijke processen kunnen één per drie jaar beoordeeld worden. Hieronder vallen processen zoals bijvoorbeeld de contextanalyse, stakeholderanalyse, interne auditproces, directiebeoordelingsproces en klanttevredenheid.
Onder ondersteunende processen horen processen zoals HR-processen, Middelenbeheer en verbeterprocessen. Ondersteunende processen worden vaak één keer per twee jaar beoordeeld.
De primaire processen zijn de belangrijkste processen van de organisatie, van sales tot administratie. Het proces van leveren van diensten of productie. Deze processen zijn vitaal voor de organisatie en moeten daarom 1x per jaar beoordeeld worden.
Tip 3: Voer ieder kwartaal interne audits uit
Veel organisaties kiezen ervoor om één keer per jaar interne audits uit te voeren. Vaak wordt dit vlak voor de externe audit gedaan als een laatste check voor de audit. Hierdoor is er veel te doen in korte tijd, wat uiteindelijk resulteert in korte interne audits die niet bijdragen aan het continu verbeteren van de processen.
Door één keer per kwartaal interne audits uit te voeren verdeel je de tijdsbesteding en ontstaat er automatisch meer tijd om processen uitgebreid te beoordelen. De auditplanning stel je daarom ook op dusdanige wijze op dat er één keer er kwartaal interne audits uit te voeren.
Tip 4: Communiceer je auditplan met de organisatie
Misschien wel het belangrijkste punt in het uitvoeren van een interne audit: Kondig dit tijdig aan. Vaak worden interne audits even tussendoor gedaan en is het voor degene die geauditeerd gaat worden pas vijf minuten voor de uitvoering van de interne audit bekend. Of wordt er simpelweg gevraagd of de persoon even tijd heeft. Dit werkt niet voor een goede, inhoudelijke audit. Door van te voren aan te kondigen dat de interne audit gehouden gaat worden en hier tijd voor in te roosteren ontstaat er meer commitment en kan er beter inhoudelijk over de processen gesproken worden.
Tip 5: Pas je auditplanning aan op basis van je bevindingen
Stel je een driejaarlijkse planning op dan is het natuurlijk van groot belang dat je resultaten van interne audits gebruikt om de planning bij te schaven waar nodig. Kom je er bijvoorbeeld achter dat een proces totaal niet goed loopt, dan wil je de frequentie van de interne audits op dit proces opvoeren tot het proces weer goed loopt.
Kom je er keer op keer achter dat het proces goed verloopt en zijn er geen verbeteringen vast te stellen, pas de frequentie dan omlaag aan. Zo besteed je je tijd voor interne audits altijd efficiënt. Let bij het aanpassen van de frequentie er wel op dat het proces nog altijd één in de cyclus van drie certificeringsjaren meegenomen wordt zoals benoemd in tip 1.
Heb je nog vragen? Neem dan contact op.