Rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zonder functieprofielen

Iedere norm vraagt om het vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De meeste organisaties werken met functieprofielen, maar dit gebeurt niet overal. Sommige organisaties kiezen er specifiek voor om dit niet te doen. Toch moet er voldaan worden aan deze normvereiste. Het vaststellen van rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kan ook op andere manieren. In deze tips & tricks schenken we hier aandacht aan.

TBV Matrix (Of RACI)
Een veel gebruikte methode is het opstellen van een matrix met daarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Er wordt een lijst gemaakt van veel voorkomende taken. Vervolgens worden in kolommen de functies of namen opgenomen. Bij de betreffende functie of persoon wordt aangegeven of het iemands taak, verantwoordelijkheid of bevoegdheid is. Eventueel kan ook nog worden aangegeven dat het voor iemand een back-up taak is (de persoon die de eerste verantwoordelijke hiervoor vervangt). Vooral voor kleinere organisaties is het opstellen van een zo’n matrix van grote toegevoegde waarde. Download ons voorbeeld van een TBV matrix.

Procedures
Een andere methode is om in procedures de nodige verantwoordelijkheden en bevoegdheden op te nemen. In de procedure is er dan een ruimte om de belangrijkste verantwoordelijkheden en bevoegdheden te benoemen per functie. Doe dit bij voorkeur door de functie en niet te persoon te benoemen. Dit voorkomt onnodig werk of achterhaalde informatie wanneer er een wisseling is in je personeelsbestand. Vaak wordt deze methode gebruikt als aanvulling op reeds bestaande functieprofielen.

Flowcharts of stroomdiagrammen
Een derde methode is om te werken met stroomdiagrammen. Veel organisaties werken al met stroomdiagrammen, waarbij de stappen in het proces zijn opgenomen. Een alternatief daarvoor is het zogenaamde functiestroomdiagram. Bij een functiestroomdiagram wordt er een onderscheid gemaakt tussen de verschillende functies binnen een proces en de daarbij horende stappen in dat betreffende proces. Zo is in één oogopslag duidelijk wie welke taken binnen het proces op dient te pakken, zoals te zien is op onderstaande afbeelding.

Workflows
Steeds meer organisaties werken met IT-systemen die zijn ingericht om werkstromen op te stellen binnen het IT-systeem. Alle processen worden dan ingericht in het softwaresysteem, waarmee wordt gezorgd dat alle stappen in het proces bij de juiste personen of functies terechtkomen. Ook middels deze methode wordt op een goede wijze gezorgd dat rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen de organisatie worden geborgd.

Toch functieprofielen gebruiken?
Zorg in dat geval dat er ook taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden die onderdeel zijn van het managementsysteem, worden toegevoegd. Een goede samenwerking met de verantwoordelijke voor het opstellen van de functieprofielen is dan ook een must.
De juiste methode is logischerwijs afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. De meeste normen eisen niet dat rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op papier vastliggen. Echter hoe meer taken er zijn, hoe minder eenvoudig het is om dit zonder gedocumenteerde informatie te borgen.

Meer weten over de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor verdere informatie.