Hoe ziet een certificatietraject eruit?

KAM Consultants hanteert 6 stappen in een certificatietraject.

Stap 1: Inventarisatie
In deze stap gaan we aan de slag om vast te stellen hoe er wordt gewerkt binnen het bedrijf. Wat is er al en wat moet er nog gedaan worden om te voldoen aan de norm. In deze fase zullen we vooral informatie verzamelen. Een goede manier om deze informatie te verkrijgen is door de dialoog aan te gaan met de medewerkers. We voeren gesprekken met de directie/ het MT en andere medewerkers, verder bekijken we de locatie en bestuderen we interne documenten.

Stap 2: Opzet documentatie zoals procedures en registraties
Nu bekend is hoe de organisatie in elkaar steekt en wat er nog moet worden gedaan om te voldoen aan de norm kunnen we aan de slag met het opstellen van de documentatie. Deze fase is namelijk gericht op het “op papier” voldoen aan de norm. Dit betekent dat wanneer men kiest voor het coaching traject in deze fase gestart moet worden met schrijven van procedures en een eventueel handboek. Het bedrijf en de coach gaan gezamenlijk aan de slag om te inventariseren welke processen er lopen en hoe deze globaal zijn vormgegeven. In het coaching traject stelt het bedrijf aan de hand van instructies zelf de processen op. De consultant zet volgens deze processen, indien gewenst, om in flowcharts.

Wanneer er voor een intensieve begeleidingstraject wordt gekozen schrijft de consultant de documentatie op basis van de input van het bedrijf. Dit betekent dat de consultant het handboek, processen en desgewenst bijbehorende instructies met taken en bevoegdheden opstelt.

Stap 3: Het bijhouden van registraties
In deze stap laten we jou kennis maken met verschillende registratiebestanden die bijna iedere norm verplicht stelt. Te denken valt aan leveranciersbeoordeling, risicoanalyse, correctieve maatregelen, klachten, klanttevredenheid etc. Wij leren je deze registratiebestanden op te stellen, we beoordelen bestaande bestanden op de bruikbaarheid en leren je de registraties bij te houden. Vervolgens wordt duidelijk hoe je de gegevens kunt gebruiken en analyseren. Op basis hiervan kunnen we een managementsysteem aansturen of bij te sturen.

Stap 4: Uitvoeren van de interne audit
Bijna alle managementsystemen verplichtten een organisatie om interne audits uit te voeren. Tijdens zo’n interne audit wordt gekeken naar hoe het managementsysteem functioneert en of nog wordt voldaan aan de norm.

Een interne audit kan een hele handige tool zijn om kansen, risico’s en trends waar te nemen. Zo is het bijvoorbeeld goed mogelijk dat je kosten kunt besparen, nieuwe markten kunt aanboren of problemen in de toekomst kunt voorkomen. Het goed uitvoeren van een interne audit is echter niet gemakkelijk. Er komt namelijk veel kijken bij het efficiënt opzetten en uitvoeren van een interne audit. Om deze reden bieden wij hier ook begeleiding in.

Stap: 5 Uitvoeren directiebeoordeling
De directiebeoordeling (managementreview), is een van de belangrijkste documenten binnen het kwaliteitssysteem. Via de directiebeoordeling wordt de werking van het kwaliteitsmanagementsysteem regelmatig beoordeeld. Diverse onderwerpen zoals resultaten uit audits en tevredenheidsonderzoeken, een analyse van uw leveranciers en een analyse van ontvangen klachten of incidenten worden samen met de consultant bekeken. Uit de analyses worden mogelijke verbeteracties geformuleerd. Zonder directiebeoordeling die aan alle voorgeschreven eisen voldoet zal kwaliteitssysteem niet gecertificeerd worden.

Stap 6: Begeleiding gedurende de certificatie audit
We zijn klaar voor de certificatie! Alle onderdelen van de norm zijn beschreven en geïmplementeerd dus het wordt tijd om dit te bewijzen in de vorm van een certificaat. Een certificerende instelling zal nu een auditor langs sturen om te controleren of je inderdaad voldoet aan alle eisen. Voor veel bedrijven is dit een erg spannend moment en daarom is het niet ongewoon dat onze consultant bij de audit aanwezig is om je te ondersteunen.

Ben je benieuwd naar wat wij voor jou kunnen betekenen bij het implementeren van een gewenste ISO norm? Neem dan contact met ons op zodat we uw situatie vrijblijvend kunnen bespreken.

Ga terug naar veelgestelde vragen