Welke eisen stelt de VCA Norm aan Toolboxen?
Er zijn een aantal belangrijke eisen die gesteld worden. Deze eisen zijn afhankelijk van het type certificaat, bijvoorbeeld als het gaat om het aantal te geven toolboxen per jaar. Dan zijn de eisen als volgt:
- VCA*: vier keer per jaar
- VCA**: tien keer per jaar
- VCA Petrochemie: tien keer per jaar
Deze toolboxen moeten verspreid over het jaar worden gegeven.
Jaarlijks moeten er een minimaal aantal contactmomenten of bijeenkomsten plaats vinden (50% van de hierboven beschreven aantallen) zodat medewerkers, feedback kunnen geven, vragen kunnen stellen of voorstellen ter verbetering kunnen doen. Er staat niet dat dit perse de toolbox zelf moet zijn. In veel organisaties zijn er ook ieder kwartaal VGM bijeenkomsten, start werk besprekingen bij projecten of dag opstarten bij productieomgevingen. Dit zijn ook prima momenten die als bijeenkomst beschouwt kunnen worden, mits er uiteraard wordt stil gestaan bij VGM.
De vereisten zijn onder meer dat minimaal het volgende besproken wordt:
- Relevante VGM-onderwerpen;
- Wijzigingen in VGM-regels en voorschriften;
- Relevante aandachtspunten uit onderzoeken van VGM-incidentmeldingen en inspecties.
De laatste vereisten is dat er een lijst moet zijn met besproken onderwerpen, de data op welke deze zijn verspreid en wie er hebben deelgenomen aan de toolbox.
Hoe organiseer ik een VCA Toolboxmeeting?
Een toolbox kan op verschillende wijzen worden georganiseerd. Belangrijk is dat een toolbox een kernboodschap moet zijn. Geen tientallen sheets of A4tjes, deze worden niet gelezen noch onthouden. Hou het kort en bondig en laat de boodschap duidelijk over komen.
De digitale toolboxkit is een uitstekende wijze om de toolbox te organiseren. Deze kan op individueel niveau worden afgestemd qua type onderwerp en moment van het beschikbaar stellen van de toolbox. Toolboxen kunnen volledig op maat worden gemaakt indien dit gewenst is. Het klassikaal volgen van de digitale toolbox is ook prima mogelijk om vervolgens ruimte te geven voor discussie, vragen of ideeën.
Registratie en administratie gaat volledig automatisch, hier hoeven geen aparte lijsten e.d. meer voor worden bijgehouden.
Is het houden van VCA Toolbox verplicht?
Wanneer de organisatie VCA gecertificeerd is, is het houden van toolboxen verplicht. Echter, ook zonder een certificaat is het geven van instructies over de belangrijke risico’s in de organisatie een wettelijke verplichting. Een toolbox is hier een meer dan prima middel voor.
Stelt VCA bepaalde Toolbox onderwerpen verplicht?
De VCA stelt dat de navolgende zaken regelmatig moeten worden besproken in toolboxmeetings:
- Relevante VGM-onderwerpen
- Wijzigingen in VGM-regels en voorschriften
- Relevante aandachtspunten uit onderzoeken van VGM-incidentmeldingen en inspecties.
Bij relevante VGM-onderwerpen mag worden voorgesteld dat het hier gaat om de belangrijkste risico’s binnen de organisatie die bijvoorbeeld uit de RI&E naar voren komen.
Hoeveel Toolboxen zijn er per jaar nodig voor VCA?
De VCA stelt eisen aan hoeveel toolboxen er per jaar nodig zijn, de eisen zijn als volgt:
- VCA*: vier keer per jaar
- VCA**: tien keer per jaar
- VCA Petrochemie: tien keer per jaar
Welke toolbox onderwerpen kan ik voor VCA gebruiken?
Onderwerpen die gebruikt kunnen worden, kunnen uit verschillen bronnen worden geput. Denk hierbij aan de risico’s uit de Risico- Inventarisatie & Evaluatie of uit de Taak Risico Analyses. Mogelijk wordt er ook gewerkt met V&G plannen in de organisatie. Toolboxen kunnen ook gebaseerd zijn op de belangrijkste risico’s uit dit V&G plan. In geval er wijzigingen zijn in belangrijke maatregelen of regels rondom belangrijke risico’s kunnen deze ook worden gedeeld middels een toolbox.
Hoe selecteer ik de juiste VCA toolbox onderwerpen?
De juiste onderwerpen is afhankelijk van een aantal factoren:
- Type werkzaamheden
- Gebeurtenissen uit het verleden
- Veranderingen in interne regels/ voorschriften, regels en voorschriften van opdrachtgevers
Selecteer de toolboxen op de meest actuele, grote risico’s op dat moment. Werkt het bedrijf op daken? Kies dan toolboxen over werken op hoogte, valbeveiliging of orde en netheid (vallende voorwerpen).
Als laatste is het enorm belangrijk om lessen die geleerd zijn incidenten en ongevallen worden gedeeld met personeel en mogelijke veranderingen op werkwijzes e.d. door deze gebeurtenis(sen).
De digitale toolbox kan je hierbij helpen.
Meer weten?
Ben je benieuwd naar wat een VCA certificering voor jouw organisatie kan betekenen? Bekijk onze normpagina en we leggen het je graag uit!