ISO 18841 | Hulp bij certificering

Uitleg & eisen

Houdt jouw organisatie zich als vertaalbureau bezig met tolkdiensten? Een ISO 18841 certificaat geeft aan dat je als organisatie je vertaalbureau dusdanig inricht, dat de tolk aan de allerhoogste kwaliteitsnormen voldoet.

Je ondervindt een aantal voordelen wanneer het ISO 18841 certificaat is behaald. Opdrachtgevers weten door middel van het certificaat direct dat je voldoet aan de internationale eisen en dat je diensten kwalitatief op het gewenste niveau zijn, waardoor je op pole position ligt bij aanbestedingen. Het optimaliseren van processen zorgt dat je organisatie op de best mogelijke manier is ingericht, wat tijd en geld bespaart.

Word bewust van de eisen binnen deze norm en laat je, in 6 stappen, richting je certificaat begeleiden.

Wat is ISO 18841?
Alles over de betekenis van de norm

ISO 18841: ”Interpreting Services” richt zich op de diensten van een tolk en op de verantwoordelijkheden van een vertaalbureau bij het uitvoeren van een tolkdienst en het projectmanagement die daarbij komt kijken. De internationaal erkende norm is een specifieke kwaliteitsdienst. De norm is bedoeld voor organisaties in de vertaalbranche die zich bezig houden met tolkdiensten.

Het vertaalbureau richt zijn omgeving zo in, dat een tolk het beste kan opereren. Denk hierbij aan voldoende middelen, de juiste ondersteuning en de bevoegdheden om te mogen vertalen.
Daarnaast spelen de competenties van de tolk een belangrijke rol. Zo moet de tolk zich blijven bijscholen, maar ook vaardigheden bezitten die nodig zijn om de vertaling juist over te brengen. Hiervoor kun je een bepaalde gedragscode opstellen waar de tolken zich aan moeten houden. Het implementeren van de norm en het behalen van het certificaat kent vele voordelen. Verderop in dit artikel delen we de grootste voordelen van een ISO 18841 certificaat.

Meer weten?

Je voorbereiden op de certificering
De eisen die de audit stelt
De voordelen van het certificaat
De investering die gemaakt moet worden
Kennismaken met KAM Consultants

ISO-18841-Interpreting-services
documentation

Geen onnodig uitgebreide documentatie

certificaat

100% succesgarantie tegen vaste prijzen

Kam-icon-binnen-2-weken

Binnen 2 weken starten met het project

Kam-icon-brede-kennis

Brede kennis over normen en branches

Hoe bereid je jouw organisatie voor op de ISO 18441 certificering?

Je wil graag een ISO 18841 certificaat behalen, maar weet nog niet waar je moet beginnen. In onderstaand stappenplan leggen wij uit hoe je de organisatie goed voorbereid op een ISO 18441 certificaat.

In 6 stappen naar certificatie

Allereerst ga je inventariseren welke aspecten binnen de organisatie al voldoen aan de ISO 18841. Verwerk de eisen waar de tolken aan moeten voldoen. Denk hierbij aan de werving van nieuwe tolken en het opstellen van een selectieproces. Ook het bijscholen van de tolken is een belangrijk onderdeel. Als dit in kaart is gebracht kan je een plan maken voor het implementeren van ISO 18841.

Vergaar zoveel mogelijk informatie binnen de organisatie omtrent het proces en ga in gesprek met de projectmanagers. Stel aan de hand van deze informatie de tolkprocessen op en werk deze uit in flowcharts. Uiteraard zijn er verschillende processen binnen de tolkenwereld zoals simultaan tolken op locatie of telefoon tolken. Het is vanzelfsprekend dat deze vormen van tolken een ander proces hebben. Zorg ervoor dat je al deze processen in kaart hebt en beheerst. Dan kun je gaan kijken of je voldoen aan de eisen van de norm.

De eisen van de norm zijn vertaald naar de nodige documenten. Nu volgt de uitvoering. Op basis van de gemaakte werkafspraken gaan de nodige verantwoordelijken aan de slag om de processen uit te voeren volgens de eisen van de norm.

Stap vier is het opstellen van de Code of Conduct (gedragscode). Dit beschrijft de normen en waarden waar de tolken aan moeten voldoen, binnen de organisatie en bij klanten. Het is van belang dat de tolken deze gedragscode kennen en hiermee akkoord gaan op het moment dat je ze inzet.

Belangrijk bij de ISO 18841 is dat er een feedback cyclus wordt opgesteld en bijgehouden. Er moet aantoonbaar gebruik worden gemaakt van de feedbackcyclus. Zorg dat je voldoende informatie krijgt van klanten over de geleverde diensten. Bij simultaan tolken op locatie zal dat al snel telefonisch gaan, terwijl je na een telefonische tolkdienst een korte enquête kunt sturen. Leg deze informatie goed vast op een manier dat je er conclusies uit kunt trekken. Is er een patroon? Ga hier dan concreet mee aan de slag.

Jullie hebben hard gewerkt om een systeem neer te zetten wat daadwerkelijk bijdraagt aan het leveren van kwaliteit binnen de tolkendienst. Het systeem wordt getoetst door een externe auditor van een certificeerde instantie. Scrol verder om de eisen van een ISO 18841 audit te lezen.

ISO-18841-KAM-Consultants

Welke eisen stelt de ISO 18841 audit?

ISO 18841 is specifiek gericht op organisaties in de vertaalbranche die zich bezig houden met tolkdiensten. De eisen die worden gesteld richten zich voornamelijk op de competenties van de tolken, het projectmanagement en de informatievoorziening naar de klant over het tolkenproces. Deze onderwerpen hebben verschillende eisen waaraan je als vertaalbureau moet voldoen.

Je kunt ervoor kiezen om in een kwaliteitshandboek vast te leggen hoe je aan deze eisen hebt voldaan. Om de implementatie soepel te laten verlopen, is het belangrijk dat invulling van de norm op de organisatie wordt afgestemd en wordt gekeken naar wat werkbaar is. Dit vergt een specifieke aanpak maar wij denken graag met je mee. Met onze ruime ervaring in het begeleiden van vertaalbureaus laten we je graag zien wat de meest effectieve manier is om het certificaat te behalen.

Wat zijn de grootste voordelen van het behalen van een ISO 18841 certificaat?

Het behalen van een ISO 18841 certificaat heeft een aantal voordelen. Omdat de norm specifiek gericht is op de diensten van een tolk en de verantwoordelijkheden van het vertaalbureau, staat de kwaliteit van de interne processen voorop. Partijen die met de organisatie willen samenwerken, weten meteen dat de diensten kwalitatief in orde zijn, volgens internationale richtlijnen. Ook wordt de ISO 18841 steeds belangrijker bij aanbestedingen op het gebied van tolkdiensten.

Daarnaast heeft het ook effect op de kwaliteit van de interne processen. Tijdens de implementatie wordt er gekeken naar de interne processen van de organisatie en welke stappen hierin ontbreken conform de ISO 18841 norm. Dit kan een positieve invloed hebben op jullie als vertaalbureau omdat de processen geoptimaliseerd worden.

KAM-Consultants-ISO-18841

Welke investering moet ik doen om een ISO 18841 te behalen?

De investering in een ISO 18841 certificaat hangt af van een aantal aspecten. Zo spelen de verschillende vormen van tolkdiensten die aangeboden worden binnen de organisatie, de wensen en de behoeftes een rol bij de prijs. Daarnaast bieden wij verschillende manieren van ondersteuning aan. Zo kunnen wij de volledige implementatie en documentatie voor jullie uitvoeren of vervullen wij een coachende rol. In de coachende rol gaan jullie zelf aan de slag met de documentatie, maar voorzien wij jullie van controle, bieden onze kennis, templates en formats aan en geven we praktische tips.

Kan ik een kennismakingsgesprek bij jullie aanvragen?

Graag maken wij een afspraak voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Zo krijgen wij een goed beeld van de diensten binnen de organisatie, brengen we de wensen en behoeftes in kaart en maken we na afloop een passende offerte. Tijdens het kennismakingsgesprek inventariseert een van onze consultants waar jullie al staan ten opzichte van de ISO 18841. Daarna bespreken we onze werkwijze en wat we voor jullie kunnen betekenen. Tevreden over onze werkwijze en de offerte? Dan kunnen we binnen twee weken beginnen met de implementatie van de norm.

Over-KAM-Consultants-bedrijfspand

Klaar om jouw ISO 18841 certificering te behalen?

Heb je vragen of wil je een vrijblijvende offerte ontvangen? Via onderstaand formulier krijg jij direct persoonlijk advies.

Eefje-KAM-Consultants

Eefje | Normspecialist ISO 18841