KAM Consultants nam onlangs het uitvoeren van alle interne audits binnen een zorgorganisatie over. De klant heeft meerdere vestigingen en kent diverse disciplines die allemaal binnen drie jaar beoordeeld moeten worden. Door het uitbesteden zijn in een paar maanden tijd zeer positieve resultaten bereikt.
De klantvraag
De klant stelde al langere tijd vast dat er weinig tot geen verbeteringen of aandachtspunten werden vastgesteld tijdens de audits. Dit terwijl deze juist moesten zorgen voor continue verbetering binnen de organisatie.
Om de mogelijkheden te bespreken voor het verbeteren van de interne audits, heeft de klant KAM Consultants uitgenodigd. Daarnaast had het management behoefte aan goede informatie om de kwaliteit binnen de organisatie te waarborgen in drukke periodes en in tijden van snelle groei. Het aantal vestigingen is de afgelopen twee jaar flink gegroeid, waarbij intern te weinig tijd was om de werkwijze en processen op de nieuwe locaties goed te borgen.
De oplossing
Gedurende de kennismaking zijn meerdere opties besproken. Het ging onder andere over het geven van een uitgebreide training voor interne audits, het trainen on-the-job van interne auditoren en het uitbesteden van de interne audits. De keuze viel daarbij op het uitbesteden van de interne audits om twee redenen:
- Een objectievere kijk naar de processen, niet alleen gefocust op het voldoen aan gestelde aanpak maar ook op verbeterpotentieel;
- De risicogerichte aanpak: er wordt gewerkt met een auditplanning voor drie jaar, waarbij op basis van risico’s wordt vastgesteld wat de frequentie van auditen is voor bepaalde processen. Daarnaast wordt ieder kwartaal aandacht besteed aan een proces dat op dat moment een pijnpunt lijkt, vastgesteld uit bijvoorbeeld klachten.
Resultaat
De eerste resultaten zijn al zichtbaar. Maandelijks worden er interne audits uitgevoerd, waarbij diverse verbeterpunten naar voren zijn gekomen. Belangrijkste effect is daarnaast dat het managementsysteem steeds meer begint te leven in de organisatie. Medewerkers zijn meer bewust van het systeem en de processen en het management heeft maandelijks concrete resultaten te bespreken binnen hun MT meeting. Het heeft ertoe geleid dat bij de externe audit geen afwijkingen aan het licht zijn gekomen. Al met al een mooi resultaat. Wil jouw organisatie ook meer uit interne audits halen?
Neem dan contact op om de mogelijkheden te bespreken.