ISO en aanbestedingen

Het najaar breekt weer aan. Dit betekent dat er in diverse branches weer aanbestedingen worden uitgezet voor de projecten van komend jaar. In bijna iedere aanbesteding wordt er gevraagd naar een bepaald certificaat of managementsysteem. Vaak krijgen wij van onze klanten de vraag wat dit nu exact betekent voor hun organisatie en welke acties moeten worden uitgezet.

Vanuit onze ervaring weten we dat aanbestedingen meestal vragen om een van de volgende maatregelen:

1. De certificeringseis. In deze variant staat er in de aanbesteding dat bij gunning van de opdracht een betreffend ISO-certificaat moet worden overlegd. Onder andere ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 en ISO 145001 zijn certificeringen die regelmatig worden gevraagd bij aanbestedingen.

2. Een managementsysteem. In veel aanbestedingen wordt gevraagd naar een (kwaliteits-) managementsysteem conform ISO 9001 of vergelijkbaar. Als er ‘of vergelijkbaar’ wordt gevraagd, zijn er meer opties. Vaak zijn er branche specifieke ISO-systemen van toepassing, welke dan ook voldoende kunnen zijn. Denk daarbij aan ISO 15224 voor de zorg, ISO 13485 voor medische hulpmiddelen en ISO 17100 voor de vertaalbranche.

De aantoonbaarheidseis hiervan kan verschillen. Aantoonbaarheid kan bestaan uit een certificaat, het inleveren van een beschrijving van het (kwaliteits-)managementsysteem of een onafhankelijke beoordeling door derden.

In het geval van een certificaat blijft de eis voor certificering bestaan, echter is het aan de organisatie zelf om te bepalen welk certificaat er wordt gehaald. Bij aantoonbaarheid middels een beschrijving van het managementsysteem, voldoet het om een samenvatting (bijvoorbeeld een kort handboek) op te stellen waarin wordt beschreven hoe het (kwaliteits-) managementsysteem van de organisatie functioneert. Indien er wordt gevraagd om een onafhankelijke beoordeling dan is een certificering door een certificerende Instelling niet verplicht. Een beoordeling door bijvoorbeeld een adviesbureau of accountant kan reeds voldoende zijn.

Nog geen aantoonbaarheid, maar toch meedoen aan de aanbesteding?
Voor bedrijven waarbij aanbestedingen nieuw zijn, ontstaat vaak de situatie dat men nog niets geregeld heeft wanneer de organisatie moet inschrijven voor de aanbesteding. Meestal kan er gewoon worden ingeschreven op de opdracht. De nodige aantoonbaarheid moet minimaal geregeld zijn op het moment dat de opdracht concreet van start gaat. Benoem dit ook als dusdanig in de reactie op de aanbesteding, maar wacht niet te lang! Het implementeren van een managementsysteem heeft tijd nodig.

Ondersteuning nodig bij het inschrijven op aanbestedingen of advies over het te implementeren managementsysteem? Neem contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.