Een vast onderdeel van het certificeringstraject voor ISO is de leveranciersbeoordeling. Natuurlijk heb je contact met je leveranciers, met sommigen misschien zelfs dagelijks. Maar de leveranciersbeoordeling gaat verder dan het praatje over het weer. En denk je nu “daar maak ik wel even een formuliertje voor”? Ho! Stop! Alles wat in een ISO norm als eis genoemd wordt, is toepasbaar voor ieder bedrijfstype en helpt jouw organisatie te groeien en te bloeien. Benut het ook. Hoe je alles uit de leveranciersbeoordeling haalt lees je hier.
Waarom een leveranciersbeoordeling?
ISO 9001 heeft als eis het uitvoeren van een leveranciersbeoordeling. Waarom dit zo dwingend gesteld wordt heeft een aantal redenen:
- De producten of diensten die jij inkoopt hebben directe invloed op jouw product of dienst, en daarmee dus op de tevredenheid van jouw klanten;
- Met de juiste spullen zorg je voor een goedlopend proces, wat medewerkerstevredenheid vergroot en de kans op onnodige vertragingen in het proces verkleint;
- Niemand zit te wachten op gedoe over foute leveringen, iedereen wilt gewoon waar voor z’n geld.
Genoeg redenen om jouw leveranciers eens flink onder de loep te nemen. Hoe, waar en wanneer je dat doet mag je helemaal zelf weten. Maar realiseer je dit: jij stelt namens jouw organisatie eisen aan een leverancier. Dit kan betrekking hebben op de levertijd, op de kwaliteit of op de prijs. Deze eisen moet je wel communiceren en ook monitoren, anders heb je er natuurlijk niet zoveel aan. Door het optimaliseren van de samenwerking met leveranciers, door deze periodiek te beoordelen, kun je ervoor zorgen dat die samenwerking ook echt bijdraagt aan zowel de korte als de lange termijn doelstellingen van jouw organisatie.
Maar hoe maak je dan een leveranciersbeoordeling?
Waarom een leveranciersbeoordeling van onschatbare waarde voor jouw organisatie is, is wel duidelijk. Hoe je een leveranciersbeoordeling maakt, daar hebben we een paar tips voor, 5 om precies te zijn:
- Maak een overzicht van alle leveranciers.
Je hebt waarschijnlijk te maken met meer leveranciers dan je denkt. De persoon die de koffie brengt, de schoonmaker, de loodgieter etc etc. Tijd om alles op een rijtje te zetten. Maak daarbij onderscheid tussen kritische en niet kritische leveranciers. Kritische leveranciers leveren een product of dienst aan jouw organisatie wat onmisbaar is voor het proces. Levert jouw kritische leverancier niet of niet op tijd? Dan heeft je organisatie een probleem. Je beoordeelt kritische leveranciers ook anders (strenger) dan niet kritische leveranciers. - Speciale aandacht voor de kritische leveranciers
Als een kritische leverancier niet of niet goed functioneert dan brengt dat jouw bedrijfsvoering in gevaar en kan je klanten benadelen. Maar jouw klant zal jou erop aankijken als iets niet goed gaat, niet jouw leverancier! Slechte leveranciers leveren jou imagoschade op en schaden je bedrijfsnaam. Niet kritische leveranciers hebben geen impact op de bedrijfsvoering en zijn over het algemeen genomen ook makkelijk te vervangen. - Periodieke leveranciersbeoordeling
Start hier op tijd mee en wacht niet tot vlak voor de externe audit. Leg problemen vast met daarbij de oplossing van de leverancier. Verzamel deze registraties per leverancier en analyseer de conclusies die je uit de registraties kunt halen. Blijkt bijvoorbeeld dat een leverancier vaker slecht gepresteerd heeft? Misschien is het dan tijd om een andere leverancier te zoeken. - Welke methode voor welke leverancier?
Kijk per leverancier hoe jullie samenwerking is en welke risico’s er kleven aan het niet nakomen van afspraken voor die betreffende leverancier. Je ziet wel dat een standaardformuliertje voor alle leveranciers niet gaat werken en ook zonde van de geboden kans is. Waar je bij een niet kritische leverancier zou kunnen volstaan met het invullen van een beoordelingsformulier is het aan te bevelen om (bij voorkeur een paar keer per jaar) in gesprek te gaan met een kritische leverancier. - Leg de beoordelingen vast
Continue verbetering is een speerpunt van ISO 9001. Om dat te bereiken waar het gaat om leveranciers is het belangrijk de beoordelingen vast te leggen. Zo is het voor alle collega’s duidelijk hoe de leveranciers presteren en is het eenvoudig terug te vinden of verbeterpunten ook echt verbeterd zijn. Dit geeft jou ook de mogelijkheid om de nodige keuzes te maken om klanttevredenheid te vergroten
Nog vragen?
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen over leveranciersbeoordelingen? Of zou je wel wat hulp kunnen gebruiken bij het opstellen van de leveranciersbeoordeling voor jouw organisatie? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder. Wist je dat wij ook een masterclass aanbieden over leveranciers? In de masterclass leveranciersmanagement gaan we dieper in op goed leveranciersmanagement. Dus als jij verantwoordelijk bent voor de leveranciers in jouw organisatie of wanneer jij veel te maken hebt met leveranciers dan is deze masterclass misschien wel voor jou!