De interne audit: wie mag deze uitvoeren?

Vaak krijgen we van kleinere organisaties de vraag: Ik wil als verantwoordelijke voor het managementsysteem zelf de interne audits uitvoeren. Mag dat? In dit artikel geven we antwoord op die vraag.

In de meeste normen staat vermeld dat de interne audit uitgevoerd moet worden door iemand die objectief en onpartijdig is. Dit houdt concreet in, dat je nooit je eigen werkzaamheden mag toetsen met de interne audit. Als verantwoordelijke voor het managementsysteem, mag je dus ook niet de processen beoordelen die specifiek horen bij het onderhouden van het geheel, denk daarbij bijvoorbeeld aan:

  • Context en stakeholders*
  • Risico’s en kansen*
  • Gedocumenteerde informatie
  • Interne audits
  • Directiebeoordeling*
  • Klachten
  • Corrigerende maatregelen

* als dit onder verantwoordelijkheid valt van de coördinator van het managementsysteem.

Processen die de verantwoordelijkheid zijn van andere medewerkers, mogen vanzelfsprekend wel beoordeeld worden door de coördinator van het managementsysteem.

Alternatieve methodes
Binnen een kleine organisatie kan het lastig tot onmogelijk zijn om de objectiviteit en onpartijdigheid goed te waarborgen. Een alternatieve oplossing kan dan zijn om de interne audit uit te voeren middels het ‘vier-ogen principe’. In dit geval voer je de interne audit met twee personen uit om op deze wijze de objectiviteit zoveel mogelijk te kunnen waarborgen.

Er is nog een mogelijkheid. Deze methode wordt nog niet veel gebruikt maar is wel erg interessant. Je zoekt dan een samenwerking met een externe partij. Wellicht zijn er in jouw netwerk meerdere organisaties die met dezelfde uitdaging zitten. Door interne auditoren uit te wisselen, heb je altijd een objectieve en onpartijdige blik op de processen binnen je organisatie!

Opleidingseisen
In de meeste normen staat geen verplichting tot het volgen van een training tot interne auditor. Dit kan echter wel interessant zijn om te volgen, om op die wijze een betere interne audit uit te kunnen voeren.

Externe ondersteuning
Steeds meer organisaties kiezen ervoor om de interne audits uit te besteden aan externe consultants. Dit niet alleen om de objectiviteit en onpartijdigheid te garanderen, maar ook om een frisse blik naar hun processen te laten kijken. Zo komt er meer informatie over verbetermogelijkheden en efficiëntie naar voren door een externe met regelmaat naar de processen te laten kijken.

Volg onze training interne auditor of neem contact op voor advies over jouw situatie.